Préparation et ordre du jour d’une séance

Il n’est pas rare que les réunions de travail soient vécues comme inefficaces et ennuyeuses. Souvent, on constate qu’elles sont insuffisamment préparées et que leur ordre du jour comporte beaucoup de sujets sans qu’ils présentent toujours un intérêt pour les personnes présentes. Par ailleurs, l’animation des réunions ne prend parfois pas assez soin des processus de coopération.

Plutôt qu’un ordre du jour sous forme d’une simple liste de points à traiter, un tableau avec plusieurs colonnes présente de nombreux avantages.

  · Il précise l’objectif de chaque sujet prévu (par ex. transmettre des infos, analyser en commun, consulter sur une proposition, prendre une décision)

  · Il informe sur la durée estimée de chaque point (en fonction de l’objectif)

  · Il propose aussi des modalités de travail (rôles, méthode, étapes)

  · Il permet à chaque personne de se préparer (colonne « apports attendus »)

  · Il peut aussi proposer des modalités de relation, circulation de la parole, etc.)

Des priorités sont à établir ou finaliser en prenant en compte notamment deux critères distincts : importance (impacts potentiels du sujet) et urgence

Variations

Ce tableau peut aider à faciliter les différentes dimensions de la coopération. Il peut aussi servir à la prise de notes (procès-verbal décisionnel) et à la mémoire du collectif. Lorsqu’il est utilisé de manière régulière, il permet au collectif de se doter de processus de travail validés.

Ce tableau peut être partagé dans le collectif et rempli par chaque personne qui souhaite apporter un sujet. Il peut aussi être utilisé pour préparer et prioriser les sujets en début de réunion, si l’ordre du jour n’a pas encore été construit.

Il est possible de prévoir parfois des sujets récurrents qui peuvent être portés dans un tableau prérempli (1. Accueil · 2. Validation de l’ordre du jour · 3. Tour d’informations sans discussion… et à la fin : Bilan de la séance).

Dans une version simplifiée, le tableau peut comporter uniquement les quatre premières colonnes.

Les cartes bleues « questions clés » peuvent être utilisées pour préciser les aspects de coopération souhaités en lien avec chaque sujet à l’ordre du jour.